Diseño e Implementación
¿Qué es?
En esta etapa, la empresa desarrolla y pone en práctica los componentes y acciones del Programa de Integridad en base a la evaluación previa de riesgos, su dimensión y capacidad económica.
Existen tres elementos que la Ley N° 27.401/17 establece como obligatorios:
Código de Ética
Integridad en licitaciones públicas y relacionamiento con el sector público
Capacitaciones periódicas
Además, cada empresa deberá analizar si, en base a sus características, es necesario incluir otros elementos que se encuentran previstos en la ley y/o en estándares y buenas prácticas internacionales.
1. Código de Ética o de Conducta
Es el instrumento utilizado por las organizaciones como medio para expresar sus valores, compromisos y normas éticas que rigen sus negocios. Es uno de los elementos que la Ley N° 27.401/17 en su Artículo 23 establece como obligatorio en un Programa de Integridad y debe aplicarse “a todos los directores, administradores y empleados, independientemente del cargo o función ejercidos”.
Por el carácter social de las EPES y dado que gestionan recursos públicos, es indispensable que los Estados accionistas requieran a sus Directorios y a la Alta Dirección que formalicen los lineamientos de conducta esperados a través de un Código de Ética.
El Código de Ética debe contemplar guías para prevenir los delitos de corrupción previstos en la norma. Además, suele contener los lineamientos de comportamiento ético adoptados voluntariamente por la organización para que guíen el actuar de quienes la conforman.
De forma complementaria a la ley, las EPES deben considerar la normativa específica que le es aplicable por su carácter público (ej: Constitución Nacional y las constituciones locales, tratados internacionales, leyes de integridad pública, etc.).
Principales características
- Declara los principios que guían la actividad de la organización, lineamientos de conducta y criterios generales que deben guiar la toma de decisiones.
- Desincentiva la corrupción y contribuye a establecer una cultura ética interna.
- Protege los intereses económicos de la entidad al establecer normas para salvaguardar sus activos e información.
- Colabora en eliminar y/o minimizar las situaciones perjudiciales y comprometedoras para la organización.
- Genera transparencia y confianza con la ciudadanía, clientela, proveedoras y otras partes con las que interactúa la organización, mejorando su imagen y reputación.
- La evaluación de riesgos propia de la empresa.
- Las obligaciones legales de la entidad y los deberes vinculados a la función pública que realizan las personas que trabajan en ella.
- La claridad y la precisión del lenguaje adoptado para que se comprendido por todas las personas destinatarias.
Herramientas y ejemplos relacionados
- Ejemplo de comunicación de las máximas autoridades.
- Estructura modelo del Código de Ética. Lineamientos de Conducta.
- Ejemplo de documento de aceptación y cumplimiento del Código.
- Lineamientos teóricos para la implementación de Programas de Integridad en Empresas Públicas.
- Caja de Herramientas para la implementación de Programas de Integridad en Empresas Públicas. Guía N° III – Implementación. Código de Ética.
2. Políticas detalladas para áreas de riesgo particulares
Existen determinadas situaciones que, en virtud del riesgo que implican, ameritan el desarrollo de políticas específicas.
Contenidos mínimos de las políticas específicas
- Responsabilidades de quienes integran la organización y terceras partes que actúan en su nombre o beneficio.
- Definiciones de los términos utilizados a lo largo del documento.
- Procedimiento a seguir en cada caso, incluyendo, como mínimo, las situaciones que abarca, los límites, la legislación específica aplicable, los procesos internos de comunicación, aprobación y documentación.
- Ejemplos prácticos sobre su aplicación.
Ejemplos de temáticas que pueden detallarse en políticas específicas:
- Prohibición de Prácticas Corruptas: Es una declaración de Tolerancia Cero a la Corrupción y lineamientos para prevenir, investigar y dar respuesta a estos riesgos.
- Procedimientos para compras y licitaciones públicas: Debe asegurarse la completa transparencia del proceso y el fácil y oportuno acceso a la información.
- Interacción con el Sector Público: La existencia de reglas y procedimientos específicos para prevenir ilícitos en el ámbito de concursos y procesos licitatorios, en la ejecución de contratos administrativos o en cualquier interacción con el sector público es uno de los tres elementos obligatorios requeridos en un Programa de Integridad por la Ley N° 27.401/17. En el caso de las EPES esta política deberá contemplar, entre otras cosas, la relación de la EPE con las y los funcionarios públicos en general y con el Estado Accionista en particular; las obligaciones y responsabilidades de la EPE y sus integrantes en la relación con el Estado Accionista en temas tales como integridad, transparencia, rendición de cuentas, etc.
- Conflicto de intereses: Establece los mecanismos para identificar, gestionar y evitar situaciones que podrían generar una contraposición entre los intereses propios de una persona colaboradora y/o de terceras partes y los intereses de la organización, provocándole un daño.
- Regalos, hospitalidades y viáticos: Incluye lineamientos respecto del ofrecimiento y la recepción de regalos y hospitalidades a fin de asegurar que tales situaciones se realicen en un marco de transparencia, legalidad e integridad, sin obtener u otorgar ventajas indebidas.
Herramientas y ejemplos relacionados
- Modelo de Política Específica de Tolerancia Cero a la Corrupción.
- Modelo de Política Específica sobre Procesos de Compras y Contrataciones.
- Modelo de Política Específica sobre Interacción con el Sector Público.
- Modelo de registro de interacciones con funcionarios/as públicos/as.
- Modelo de Política Específica de Conflicto de Intereses.
- Modelo de Declaración Jurada de conflicto de intereses para colaboradores y colaboradoras.
- Modelo de Política Específica de Regalos y Hospitalidades.
- Modelo de registro de regalos.
- Modelo de registro de viajes.
- Modelo de Política Específica de Donaciones y Contribuciones.
- Lineamientos teóricos para la implementación de Programas de Integridad en Empresas Públicas.
- Caja de Herramientas para la implementación de Programas de Integridad en Empresas Públicas. Guía N° IV – Diseño e implementación. Políticas detalladas para áreas de riesgo particulares.
3. Mecanismos de control
Política de Relacionamiento con Terceras Partes y Debida Diligencia
Es importante recordar que la Ley N° 27.401/17 hace responsable a las personas jurídicas por los actos de corrupción cometidos por terceras partes en su nombre o interés.
Por ello, la relación con terceras partes requiere de un manejo eficiente y transparente. Para ello, es importante la implementación de procedimientos de Debida Diligencia. Es decir, investigar los antecedentes de las terceras partes con las que se contrata. Ello permitirá determinar si se inicia o no una relación comercial, o si se decide, posteriormente, continuar con una relación existente.
La actividad de debida diligencia se realizará de manera acorde al grado de riesgo que represente la otra parte.
Pasos para implementar un proceso de debida diligencia
1. Identificar las terceras partes que se encuentran bajo el alcance de la debida diligencia.
2. Determinar el nivel de riesgo de las terceras partes alcanzadas (alto, medio o bajo).
3. Establecer el alcance de la debida diligencia en base al nivel de riesgo obtenido
4. Concluir sobre el análisis realizado.
Otras medidas a adoptar en la relación con terceras partes
- Requerir a la tercera parte completar y firmar las declaraciones de conflicto de intereses.
- Requerir a la tercera parte firmar el compromiso de aceptación y cumplimiento del Código de Ética de la empresa.
- Incluir en los documentos de solicitud de ofertas y contratos una cláusula anticorrupción
Canal de Denuncias
Una de las formas de garantizar el efectivo cumplimiento de un Programa de Integridad es dando la posibilidad a quienes son parte de una organización o se relacionan comercialmente con ella de realizar consultas y también de reportar situaciones en las cuales exista una sospecha de incumplimiento en temas de Integridad. Su finalidad es la de prevenir desvíos y corregir los detectados.
Características recomendadas del Canal de Denuncias
- Disponibilidad las 24 horas, los 365 días del año.
- Abierto a toda la planta laboral de la organización y también a terceras partes.
- Asegurar la confidencialidad y la posibilidad de reportar anónimamente.
- Variedad de medios para reportar (nombre de una persona o área, teléfono, mail, formulario web, buzones).
Canalización de consultas
Dado que las comunicaciones formales y las acciones de capacitación no podrán prever todas las situaciones a las que las personas colaboradoras puedan enfrentarse, es recomendable que existan medios para canalizar inquietudes. Puede utilizarse el mismo canal que se implemente para hacer denuncias, aunque es recomendable establecer medios independientes dado que quien tiene una duda o consulta puede sentirse intimidado si para aclararla debe comunicarse con un canal de denuncias.
Para el caso de las consultas, se recomienda llevar un registro de las inquietudes recibidas categorizadas, por ejemplo, por tipo de consulta y el área a la que pertenece quien la realizó. Esta información será útil para mostrar la efectiva vigencia del Programa; conocer los temas que pueden estar necesitando orientación adicional a la ya brindada; identificar cuestiones a reforzar o ajustar en las políticas vigentes.
Mantenimiento de registros y documentación
Quien esté a cargo de la implementación del Programa de Integridad deberá asegurarse de que la entidad cuente con evidencias documentales suficientes y adecuadas para acreditar las acciones de implementación y difusión oportunamente realizadas.
En el caso de las EPES, debido a la naturaleza de empresa pública, es necesario que cuenten con mecanismos que les aseguren la adecuada recolección, procesamiento y publicación de la información relevante a fin de rendir cuentas sobre su gestión a las partes interesadas.
Los registros deben evidenciar no sólo la existencia del Programa sino también su vigencia y continuidad en el tiempo.
Ejemplos de acciones a documentar
- La designación de la persona responsable del Programa de Integridad.
- Aprobación de los documentos del Programa de Integridad (Código de Ética o Conducta, reglas para interacción con el sector público, etc.).
- Los procesos continuos de relevamiento y análisis de los riesgos de corrupción.
- Las acciones de difusión y capacitación al personal y terceras partes y si hubo participación de la Alta y Media Gerencia.
Herramientas y ejemplos relacionados
- Modelo de Declaración Jurada de conflicto de intereses y aceptación del Código de Ética para proveedores del Decreto N° 202/2017 del Estado Nacional.
- Modelo de declaración jurada sobre Programas de Integridad.
- Modelo de registro de acciones realizadas.
- Lineamientos teóricos para la implementación de Programas de Integridad para Empresas Públicas.
- Caja de Herramientas para la implementación de Programas de Integridad para Empresas Públicas. Guía N° V – Implementación. Mecanismos de control.