Comunicación y Capacitación
¿Qué es?
Las actividades de comunicación y capacitación son acciones y actividades que tienen por objeto garantizar que las políticas y los procedimientos que forman parte del Programa de Integridad se comuniquen y sean conocidos por toda la organización y contrapartes que correspondan. Una política no comunicada y/o no comprendida, no es una política efectiva.
En aquellas partes que por la naturaleza de sus funciones así lo requieran (por ejemplo: área de Abastecimiento) deben realizarse con mayor frecuencia y enfocados en el riesgo propio de la actividad.
¿Qué se debe tener en cuenta para su eficacia?
- Enfoque de riesgos. Mencionar los valores de la organización y las medidas tomadas para cubrir los riesgos críticos que la misma enfrenta en términos de corrupción. Ejemplos: prohibición de sobornos, lineamientos para el tratamiento de regalos y atenciones, gestión de los conflictos de intereses, etc.
- A medida. Si bien hay temas comunes a cualquier persona destinataria, debe considerarse la adaptación del contenido con foco a quienes desarrollen actividades en áreas de alto riesgo de corrupción y requieran mayor profundidad en el tratamiento de ciertas temáticas, o cuando deban adaptarse a riesgos locales o regionales.
- Lenguaje claro y sencillo, acompañado de ejemplos prácticos. La información debe ser presentada de manera adecuada a la audiencia, con ejemplos y casos prácticos aplicables a ella y en el idioma local con términos de fácil comprensión.
- A nivel interno, las comunicaciones y capacitaciones deben realizarse a través de variedad de medios y canales de manera de asegurar que su contenido llegue a todas las áreas y niveles jerárquicos. Respecto de las terceras partes, los mensajes pueden llegar a través de correos electrónicos, leyendas o cláusulas agregadas en los documentos comerciales y a través de capacitaciones.
Herramientas y ejemplos relacionados
- Modelo de comunicación del lanzamiento del Código de Ética.
- Modelo de comunicación por aniversario del Código de Ética.
1. Acciones de comunicación
¿En qué consisten?
Son mensajes claros y sencillos que, adaptados al público receptor en términos del medio de comunicación elegido y el lenguaje utilizado, evidencian la importancia y el compromiso de la EPE respecto del tema.
¿Qué medios se pueden utilizar?
Dependerá del tamaño, características y recursos de la entidad. Por ejemplo:
- Áreas administrativas o de oficinas: convocar a charlas presenciales, enviar correos electrónicos, configurar mensajes al inicio o bloqueo de las computadoras, publicaciones en las zonas de descanso, etc.
- Áreas operativas (zona de obras, almacenes, transporte, etc.): realizar reuniones por turnos, fijar afiches en las carteleras de novedades o zonas de descanso, publicaciones en revistas internas u otro medio por el cual sean notificados sobre las novedades laborales.
Sí. Dada la relevancia de este documento, es recomendable que su difusión por primera vez sea realizada por el o los más altos niveles de la entidad (presidencia y su primera línea de reporte). Ello mostrará que su contenido es relevante para la estrategia organizativa y la forma de hacer negocios.
El mensaje debe transmitir el espíritu que promovió la elaboración del Código y el significado que tiene para la EPE como entidad que gestiona recursos públicos, su deber de rendición de cuentas y la debida transparencia de su gestión. Debe promover su cumplimiento de manera positiva y motivadora, evidenciando el compromiso de las autoridades de la entidad a seguir sus preceptos. Es importante tomar en cuenta la cultura de cada EPE para que el mensaje sea acorde a ella.
Herramientas y ejemplos relacionados
- Guía teórica sobre Programas de Integridad para EPES.
- Guía práctica sobre Programas de Integridad para EPES. Etapa 3: Comunicación y Capacitación.
- Modelo de comunicación de lanzamiento del Código de Ética o Conducta.
¿Se deben realizar comunicaciones posteriores?
En forma periódica (una o más veces al año) a modo de recordatorio de lo existente o al momento de aprobarse o modificarse el contenido del Programa de Integridad (Código de Ética o Conducta o políticas del Programa), se sugiere la realización de nuevas acciones de comunicación sobre temáticas claves para mantener y promover una cultura de integridad y transparencia.
Este tipo de acciones deben realizarse tanto a nivel interno con miembros de la EPE, como a nivel externo con clientela, empresas proveedoras y otras terceras partes relevantes.
Herramientas y ejemplos relacionados
- Guía teórica sobre Programas de Integridad para EPES.
- Guía práctica sobre Programas de Integridad para EPES. Etapa 3: Comunicación y Capacitación.
- Modelo de comunicación por aniversario del Código de Ética o Conducta.
2. Actividades de formación
Las actividades de capacitación periódicas forman parte de los tres elementos obligatorios que la Ley N° 27.401/17 estableció para los Programas de Integridad.
Se debe presentar la información en forma clara y sencilla, considerando su adaptación en función de la persona destinataria (formato, duración y tipo de lenguaje) y el área al que pertenece (en base a riesgos).
Las contrapartes relevantes podrán recibir capacitaciones sobre el Programa de Integridad y temáticas específicas ya sea en forma presencial o virtual, según el tipo de riesgo que representen.
Todas las actividades de capacitación realizadas deben quedar debidamente evidenciadas a través de una planilla o registro de capacitaciones.
¿En qué momento deben realizarse?
Al ingreso de la colaboradora o el colaborador o del inicio de la relación comercial en el caso de terceras partes:
- Entrega del Código de Ética y políticas de integridad relevantes.
- Proveer charla de capacitación o curso e-learning formativo.
- Requerir constancia escrita de la recepción, comprensión y aceptación de cumplimiento de las mismas.
- Misión, visión y valores de la organización.
- Principales conceptos del Código de Ética y Políticas de Integridad.
- Ejemplos prácticos.
- Información sobre el Canal de Denuncias.
Herramientas y ejemplos relacionados
- Guía teórica sobre Programas de Integridad para EPES.
- Guía práctica sobre Programas de Integridad para EPES. Etapa 3: Comunicación y Capacitación.
- Modelo de planilla de registro de capacitaciones.
3. Mecanismos que aseguren la transparencia y publicidad de la información
Las EPES, en su carácter de administradoras de recursos públicos y cuyas actividades tiene un gran impacto en la comunidad, deben fomentar las mejores prácticas de rendición de cuentas, garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información pública y promover medidas de transparencia activa.
Como parte de una buena gobernanza —y tal como lo establecen los “Lineamientos de Buen Gobierno para Empresas de Participación Estatal Mayoritaria”— uno de los principios aplicables a este tipo de empresas es la Transparencia. Ello conlleva la responsabilidad de mantener altos estándares en la materia y en garantizar el acceso a su información. Por ello, recomienda que las EPES publiquen información vinculada a su desempeño, la organización de su gobernanza corporativa y políticas relacionadas, los procesos y resultados de contratación de bienes y servicios, la convocatoria para la contratación de recursos humanos, las vías de comunicación que permitan a cualquier persona realizar pedidos de información y cualquier otra cuestión relevante.
Por su parte, tanto la Ley Nacional N° 27.275/16 de Acceso a la Información Pública, como las respectivas en algunas de las provincias argentinas, incluyen a las EPES como sujetos obligados, imponiéndoles obligaciones de transparencia activa.
Se sugiere la publicación en su página web de información que permita un adecuado control social de la empresa y que brinde información clave para la prevención y la lucha de la corrupción, tales como:
- Información sobre su Gobierno Corporativo (estructura societaria, controlantes, controladas, beneficiarios finales, etc.).
- Provincias o localidades en las que se opera.
- Recursos públicos que gestiona.
- Nómina de autoridades y personal y escalas salariales.
- Información financiera (estados contables y otros informes que se presenten a organismos o entidades regulatorias).
- Presupuesto asignado.
- Subsidios y otras transferencias.
- Políticas de transparencia y/o integridad, así como publicidad de las acciones prácticas llevadas a cabo (por ejemplo, capacitaciones).
- Información sobre permisos, concesiones y autorizaciones otorgadas y sus titulares.
- Declaraciones juradas del Directorio y la Sindicatura.
- Información sobre auditorías externas e internas.
- Registro de audiencias de gestión de intereses/lobby u otras interacciones con el sector privado.
- Sistema de compras electrónico accesible desde su web que permite seguir la contratación en tiempo real.
- Monto de contratos y proveedoras adjudicatarias y, en la medida de lo posible, sus accionistas principales.
- Pactos y Convenios de Integridad llevados a cabo.
- Procedimiento para ingresar solicitudes de acceso a la información pública (medios de contacto y responsable designado)
- Cualquier otra información que sea de utilidad o relevante.
La información publicada debe estar en idioma español (y en otros idiomas si la organización también operase en países que no son de habla hispana), así como que debe garantizarse un fácil y rápido acceso.
4. Acciones colectivas
En su carácter de empresas de propiedad estatal, resulta relevante que las EPES colaboren con la generación de una cultura de mayor integridad, apoyando y, si fuera posible, formando parte de iniciativas colectivas locales o internacionales anticorrupción. Este tipo de acciones elevan los estándares de integridad y transparencia que se aplican en los mercados y las cadenas de suministro en las que este tipo de empresas participan.
Muchas veces, los esfuerzos individuales que realiza una organización para evitar los riesgos de corrupción a través de la implementación de un Programa de Integridad pueden resultar infructuosos. Existen situaciones en donde la corrupción es parte de la cultura local como un problema sistémico y por lo tanto exceden las posibilidades de actuación de las organizaciones en forma individual.
En estas circunstancias, la acción colectiva con otras empresas u organizaciones constituye una de las soluciones claves, ya que puede generar un campo de juego nivelado donde se pueda competir y hacer negocios.
El Banco Mundial define a las acciones colectivas como un proceso colaborativo y sostenido de cooperación entre las partes interesadas. Aumenta el impacto y la credibilidad de la acción individual, reúne a actores individuales vulnerables en una alianza de organizaciones afines y nivela el campo de juego entre los competidores.
Se trata de acuerdos voluntarios y estructurados entre empresas, sector público y/o la sociedad civil para luchar contra la corrupción. Pueden generarse entre empresas u organizaciones que tratan de resolver problemas específicos en la misma industria, o en una determinada zona geográfica. Buscan generar lazos de confianza para construir relaciones a largo plazo promoviendo el empoderamiento de las comunidades.
Si bien no hay estructuras rígidas y pueden adaptarse en función de las necesidades de las distintas partes, se presentan a continuación dos tipos de acciones colectivas útiles en la lucha contra la corrupción:
Pactos de Integridad
Es una herramienta desarrollada por Transparencia Internacional que busca impedir la corrupción en las compras públicas a través de un acuerdo entre un departamento del gobierno y todos los que se presentan en una licitación para un contrato público. Siempre que sea posible, deben abarcar todas las actividades relacionadas con el contrato, desde la preselección de licitadores, la licitación y la contratación propiamente dicha, pasando por la ejecución, hasta la finalización y el funcionamiento del negocio. El acuerdo detalla los derechos y las obligaciones con el fin de que ninguna de las partes pague, ofrezca, exija o acepte sobornos, o conspire con la competencia para obtener el contrato, ni se involucre en tales abusos mientras éste se lleva a cabo. Asimismo, quienes se presentan a la licitación revelarán todas las comisiones y gastos pagados por ellos en conexión con el contrato y, cuando se produzcan violaciones, se aplicarán sanciones.
Las sanciones por incumplimiento para quienes se presentan a la licitación pueden resultar en la pérdida o negación del contrato; la confiscación de la licitación o de la garantía de ejecución y la correspondiente responsabilidad por daños; y/o su exclusión de futuras convocatorias. Por su parte, podrán también iniciarse acciones penales o disciplinarias en contra de las empresas o personas involucradas tanto desde el sector público como desde el privado.
En Argentina, la Resolución N° II- E/2017 de la Secretaría de Ética Pública, Transparencia y Lucha Contra la Corrupción, complementaria del Decreto 202/2017, aprueba los lineamientos para la elaboración y ejecución de un Pacto de Integridad en el marco de los procedimientos alcanzados por dicho Decreto.
A nivel internacional, y relacionados con el sector energético, se pueden mencionar dos casos de Pactos de Integridad concertados en México por la Comisión Federal de Electricidad. Uno de ellos en la contratación y la gestión de la planta hidroeléctrica “El Cajón” y el otro para la contratación del servicio de distribución de gas natural en una planta ubicada en Altamira. En ambas ocasiones, Transparencia Mexicana participó como testigo social.
En Argentina, Poder Ciudadano desde hace más de 20 años viene promoviendo la implementación de Pactos de Integridad en distintas contrataciones públicas relevantes, tanto a nivel nacional como subnacional.
Iniciativas sectoriales
Requieren el trabajo conjunto de los participantes de un sector y del Estado para modificar comportamientos de corrupción arraigados, promover la transparencia de los procesos y su automatización o digitalización y generar incentivos para impulsar acciones de competencia leal. Cada industria o sector identifica las prácticas corruptas que enfrenta y, en forma coordinada y con la cooperación de todos los grupos de interés que lo componen, comienzan a definir acciones para lograr un cambio.
Un ejemplo exitoso de este tipo de acciones es la Red Marítima Anticorrupción (Maritime Anticorruption Network, MACN). Se trata de una red comercial global formada por más de 140 empresas de todo el mundo que trabaja para lograr una industria marítima libre de corrupción que permita el comercio justo en beneficio de la sociedad en general. Se ha convertido en uno de los ejemplos preeminentes de acción colectiva para hacer frente a la corrupción. Sus integrantes trabajan para eliminar todas las formas de corrupción marítima mediante: la concientización sobre los retos a los que se enfrenta; la aplicación de los Principios Anticorrupción de la MACN y el codesarrollo y el intercambio de las mejores prácticas; la colaboración con los gobiernos, las organizaciones no gubernamentales y la sociedad civil para identificar y mitigar las causas fundamentales de la corrupción; y la creación de una cultura de integridad dentro de la comunidad marítima.
Asimismo, existen organizaciones de iniciativas colectivas de capacitaciones que aplican a diversos sectores de la economía y tanto al sector público como el privado. Tal es el caso de la Cámara de Industria y Comercio Argentino Alemana, Alliance for Integrity y Pacto Global Red Argentina.
En lo que respecta a ejemplos del sector energético, se presentan las siguientes:
- Iniciativa de Transparencia de las Industrias Extractivas (EITI por sus siglas en inglés). Tiene como meta mejorar la transparencia y la rendición de cuentas de las industrias extractivas a través de la publicación, verificación completa y divulgación de información sobre asuntos clave en la gestión de los recursos hidrocarburíferos y mineros (marco legal y fiscal; información sobre el otorgamiento de permisos, concesiones, contratos y licencias; datos sobre la exploración, producción y exportación; divulgación de impuestos e ingresos, regalías y beneficiarios finales; transacciones relacionadas con las empresas de titularidad estatal, distribución de ingresos de las industrias extractivas y contribución del sector extractivo a la economía). Argentina forma parte del EITI desde el año 2019.
- Acción Colectiva de Ética y Transparencia del Sector Eléctrico de Colombia. Esta iniciativa de Colombia tiene como propósito implementar mejores prácticas para el sector y mitigar riesgos sistémicos derivados de elementos éticos y de transparencia para las empresas que hacen parte de la Acción.
- Círculos Virtuosos: Co-creación de entornos de integridad en el sector energético para el desarrollo sostenible. La iniciativa liderada por Poder Ciudadano en Argentina bajo la que se enmarcan los presentes lineamientos, tiene como objetivo promover y mejorar los niveles de integridad y transparencia en el sector energético argentino, a partir del fortalecimiento de las PyMES y empresas con participación estatal mayoritaria que operan en el sector, para una mayor competitividad y sostenibilidad.