Los canales de denuncias deben ser seguros y confidenciales. Cualquier decisión de diseño que se tome a la hora de establecerlos dentro de la organización debe asegurar ese objetivo primario.
Como se explica en los Lineamientos de Integridad de la Oficina Anticorrupción, por un lado, se debe garantizar a las personas denunciantes que la información se mantendrá en estricta confidencialidad y sólo será empleada para un análisis o investigación seria y profesional. Por el otro, se debe admitir tanto la denuncia anónima como la posibilidad de optar por la reserva de identidad. En el caso de la reserva, siempre debe aclararse que ésta es sólo de alcance interno y puede finalizar por la necesidad de comunicar los hechos a las autoridades o ante requerimientos de autoridades de control. El anonimato pleno, en cambio, garantiza una mayor seguridad frente a represalias. En contrapartida, debe exigirse que las denuncias anónimas se hagan de buena fe y asegurarse de que sean gestionadas con rigor y prudencia para evitar que sean usadas como mecanismo de difamación o descrédito.
Los canales pueden ser internos y/o de gestión tercerizada (subcontratando una firma que se ocupe de establecer y atender las vías de contacto). Una u otra opción acarrean distintos beneficios para la empresa, pero en cualquier caso será ésta (y no un tercera contratada) la que deberá tomar las decisiones de administración y resolución de los asuntos entrantes.
En cualquier caso -se trate de una solución interna o externa- siempre es importante que los canales que se establezcan puedan asegurar, en la medida en que los recursos disponibles lo permitan:
- Disponibilidad de acceso en una banda de horarios amplia, a través de alternativas sincrónicas o asincrónicas.
- Variedad de medios para reportar (línea telefónica, correo electrónico, formulario en la web de la organización, buzones en áreas operativas para quienes no tengan acceso a otros medios, etc.).
- Apertura a toda la planta laboral de la organización y también a terceras partes.
- Confidencialidad de los asuntos entrantes.
- Posibilidad de reportar anónimamente.
Finalmente, y aunque exista un mecanismo implementado al efecto, una actitud permanente de comunicación de puertas abiertas por parte de las jefaturas, gerencias, direcciones y dueños, debe siempre prevalecer. Aun existiendo un canal, muchas personas preferirán plantear sus inquietudes hablando francamente con su superior/a. Tales comportamientos deben fomentarse, asegurando que los asuntos de interés sean luego canalizados por los superiores a través de la línea de denuncias.
El canal debe servir para denunciar cualquier tipo de incumplimiento. A continuación se enuncian ejemplos de situaciones que podrían reportarse a través de una línea ética.
- Actos de corrupción, soborno, robo y fraude.
- Manipulación o irregularidades en los documentos comerciales y/o registros contables.
- Incumplimiento de cualquier obligación legal, por acción u omisión de la persona responsable.
- Conflicto de intereses.
- Actos de abuso o acoso.
- Discriminación en el ambiente de trabajo o violaciones de los derechos humanos.
- Daños al medio ambiente o amenazas a la seguridad o a la salud de las personas.